Digitaler Dokumentenaustausch spart Zeit, Kosten und Ressourcen

Alpensped steuert auf papierloses Büro zu

Mannheim, 25. Februar 2021 – Die Alpensped GmbH setzt seit Jahresanfang auf digitales Dokumentenmanagement. Im ersten Schritt sind alle Subunternehmer auf die selbstentwickelte Lösung des mittelständischen Logistikers umgestiegen. Das Ergebnis: In diesem Bereich erfolgt die gesamte Buchhaltung bereits komplett papierlos.

Rechnungen, Frachtdokumente, Belege – der Alltag beim Mannheimer Familienunternehmen Alpensped wird von unzähligen Dokumenten bestimmt. „In der Vergangenheit hatten wir bis zu 50.000 Mappen mit jeweils mehreren Seiten Papier im Einsatz“, erklärt Alpensped-Geschäftsführer Christian Faggin. Entsprechend hoch waren Archivierungs- und Verwaltungsaufwand, Papierverbrauch und Druckkosten. „Deshalb haben wir uns im letzten Jahr das klare Ziel gesetzt: Wir wollen runter von diesen Aktenbergen“, sagt Faggin. Und zwar mit Softwareunterstützung.

Nach eingehender Recherche entschieden sich die Mannheimer Logistikexperten gegen eine Standardlösung, sondern setzten auf eine Eigenentwicklung. So konnten sie die Lösung ihren Anforderungen anpassen. Herausgekommen ist ein zweisprachiges Webportal, über das Subunternehmer nun mühelos ihre Dokumente hochladen können, die dann automatisch weiterverarbeitet und in digitalen Akten abgelegt werden. „Von der ersten Planung bis zum Go-Live haben wir nicht mal ein Jahr gebraucht“, berichtet Faggin.

Automatisierung spart Kosten und Zeit

Der Umstieg der Subunternehmer nahm ebenfalls nicht viel Zeit in Anspruch. „Durch intensive Schulungen unserer Experten war innerhalb von drei Wochen alles in trockenen Tüchern“, erinnert sich Faggin. Heute profitieren beide Seiten von der digitalen Verarbeitung der Dokumente: „Der neue Workflow spart bei allen Beteiligten jede Menge Kosten“, so der Geschäftsführer. Zum Beispiel durch den Wegfall von Portogebühren und deutlich reduzierten Ausgaben für Druck und Papier. Zudem trägt der automatisierte digitale Dokumentenaustausch dazu bei, die Arbeitsprozesse spürbar zu beschleunigen und die Qualität zu steigern. Falsch einsortierte Belege und verlegte Akten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie das aufwendige Suchen nach relevanten Informationen. „Dank Schlagwortsuche haben unsere Mitarbeiter jetzt jederzeit auf Knopfdruck Zugriff auf sämtliche Informationen – und zwar auch im Homeoffice“, verweist Faggin. Ein Berechtigungskonzept schützt die Dokumente dabei vor unerlaubtem Zugriff. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er benötigt. Zudem lassen sich kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, zuverlässig überwachen.

Nach dem gelungenen Start nimmt die Alpensped bereits die nächste Ausbaustufe ins Visier: In Zukunft sollen auch Kunden an das System angebunden werden. „Wir haben die Lösung so entwickelt, das sich weitere individuelle Funktionen unkompliziert als Bausteine einfügen lassen“, erklärt Faggin.